LOOKS produziert seit 1995 preisgekrönte Serien, Dokumentationen und Spielfilme für den internationalen Markt. Zu unseren Kunden zählen bekannte VoD-Plattformen und Sender weltweit. Unser internationales Team von etwa 80 Mitarbeitenden arbeitet unter anderem an den Standorten Leipzig, Berlin, Hamburg, Warschau und Wien.

Als Teamassistent:in unterstützt Du die Geschäftsführung und das Kreativteam und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag – von der Termin- und Reiseplanung über das Office-Management bis zum Empfang unserer Gäste. Als erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen bist Du eine verlässliche, serviceorientierte Schnittstelle zwischen unserem Team und externen Ansprechpartner:innen.

DEINE AUFGABEN

• Zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle: Du bist die erste Ansprechperson für allgemeine organisatorische Anliegen unserer Mitarbeitenden und unterstützt den zielgerichteten Informationsaustausch zwischen den Unternehmensbereichen.
• Assistenz und Terminkoordination: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Kreativteam im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings und Besprechungen vor und nach.
• Reiseplanung und Abrechnung: Du organisierst Dienstreisen und bearbeitest Reise- sowie Kreditkartenabrechnungen sorgfältig und zuverlässig.
• Office-Management: Du sorgst für einen gut organisierten Büroalltag und kümmerst Dich vorausschauend um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung.
• Betreuung externer Dienstleister:innen: Du koordinierst und betreust Reinigungspersonal, Hausmeister und Handwerksbetriebe und bist die Kontaktperson für die Hausverwaltung.
• Korrespondenz und Kontaktpflege: Du bearbeitest die interne und externe Korrespondenz sowie das zentrale Info-Postfach. Dabei kommunizierst Du professionell, freundlich und verbindlich mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Dienstleister:innen
• Gästeempfang: Du empfängst und betreust unsere Gäste aufmerksam und herzlich und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
• Veranstaltungsorganisation: Du planst und organisierst interne und externe Events und begleitest deren Durchführung.

DAS BRINGST DU MIT

• Eine kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich; Erfahrung auf Geschäftsführungsebene ist willkommen.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook für die digitale Terminorganisation.
• Bereitschaft, sich in KI-gestützte Workflows einzuarbeiten und diese zu nutzen.
• Organisationstalent und Eigeninitiative: Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und vorausschauend, erfasst neue Aufgaben schnell und setzt auch in arbeitsintensiven Situationen klare Prioritäten.
• Sorgfalt, Loyalität und Diskretion: Du erledigst Deine Aufgaben gewissenhaft, hältst Absprachen ein und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung: Du erkennst Unterstützungsbedarf, denkst mit und begegnest Mitarbeitenden, Gästen und externen Ansprechpartner:innen freundlich, aufmerksam und professionell.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; gute Englischkenntnisse und weitere Sprachkenntnisse sind willkommen.
• Teamgeist und Freude an einer Schnittstellenfunktion: Du verbindest Menschen und Unternehmensbereiche, kommunizierst offen und wertschätzend und arbeitest gern mit einem überwiegend jungen, internationalen Team.
• Interesse an Dokumentarfilmen und der Medienbranche.

WAS WIR DIR BIETEN

• Eine abwechslungsreiche Assistenzposition mit eigenverantwortlichen Aufgaben und Gestaltungsspielraum in einem international tätigen Filmproduktionsunternehmen.
• Ein spannendes Arbeitsumfeld mit anspruchsvollen Film- und Serienprojekten sowie renommierten Kunden und Partnern weltweit.
• Ein herzliches, engagiertes und überwiegend junges Team, das unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven zusammenbringt.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene, wertschätzende Kommunikationskultur.
• Ein strukturiertes Onboarding und Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung bei renommierten Einrichtungen.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und, soweit die Aufgaben es ermöglichen, hybrides Arbeiten.
• Eine leistungsgerechte Vergütung und eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit der Entfristung. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Bitte sende Deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Gehaltsvorstellung) in einem PDF-Dokument ausschließlich per E-Mail an Anja Hirschberg (HR Lead): jobs@looks.film.